IP-Telefonie am Arbeitsplatz

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Es gibt viele Lösungen für IP-Telefonie – aber nur eine nutzt in einfachster Weise die Oberfläche von Microsoft Outlook. Nahezu jeder PC-Arbeitsplatz hat diese Plattform zum Versenden und Empfangen von e-Mails.

Durch das Produkt e-phone der Schweizer Firma media-streams.com ag erhält Outlook zusätzlich leicht bedienbare Formulare und Schaltflächen für Telefonie-Funktionen. Jedes aktive Telefonat erscheint wie eine versendete Mail, jedes empfangene Gespräch ist eine Mail im Posteingang. Bequemer geht es nicht.

Einfache Funktionen

Das Besondere an dieser Lösung: e-phone bringt keine zusätzliche Anwendung auf Ihren PC, stattdessen lassen sich alle üblichen Funktionen zum Telefonieren über die erweiterten Outlook-Funktionen abbilden, wie zum Beispiel
   

  • Verbinden zu anderen Teilnehmern

  • Rückfragen und Makeln

  • Rufweiterleitung nach vorgegebenen Regeln

  • Rufweiterleitung bei Besetzt

  • Rundrufe

  • Konferenzschaltungen

  • Weitere Teamfunktionen

  • Teilnehmer-Profile für abgehende Rufe und ankommende Gespräche

  • Sprachboxen

  • Ansagen

  • usw.

Sonderfunktionen können auf Kundenwunsch kurzfristig vom Entwickler der Lösung hinzugefügt werden. Die Lösung ist sehr anpassungsfähig.

Rufnummern und Adressen

Die Rufnummern für abgehende Gespräche können explizit über die PC-Tastatur eingegeben werden, aber wesentlich einfacher ist die Entnahme der Nummern per drag-and-drop aus Verzeichnissen, Signaturen oder anderen Dokumenten. Die höchste Effektivität erhält man, wenn über die Verknüpfung von Adressbüchern mit Outlook der Name des Anzurufenden ausgewählt und seine Rufnummer automatisch übernommen wird. Dies ist z.B. in idealer Weise mit dem pdv-Produkt AddressBrowser möglich – diese Adresslösung ist als Option voll in die IP-Telefonie-Lösung integriert.

Nutzer können sich rasch in die Bedienung der Funktionen einarbeiten – schon nach kurzer Zeit gehen sie virtuos damit um. Outlook am Arbeitsplatz wird damit noch mehr zur zentralen Oberfläche für die tägliche Kommunikation.

Elektronische Post und Telefonieren gehen ineinander über: beispielsweise kann man die Daten eines empfangenen Gesprächs als e-Mail weiterleiten; und falls das Gespräch aufgezeichnet wurde, hat die Mail einen Dateianhang mit der Aufzeichnung. Der Mail-Empfänger kann das Gespräch vollständig "nachhören".

Die Rufnummer des Teilnehmers ist an sein Nutzerprofil gebunden (s.u.). An demjenigen PC, wo sich der Nutzer anmeldet, steht ihm auch seine Rufnummer zur Verfügung und er ist dort unter seiner Nummer erreichbar. Wenn der Nutzer nicht am System angemeldet ist, dann werden für ankommende Anrufe vordefinierte Regeln wirksam. Dies kann eine Ansage über Abwesenheit mit oder ohne Sprachbox sein, eine ggf. tageszeitabhängige Weiterleitung an andere Teilnehmer oder anderes.

Arbeitsplatz

  • Client-Software zur Erweiterung von Outlook

  • Einfaches Handset mit USB-Anschluß

  • oder Hör-Sprechgarnitur mit USB-Anschluß

  • oder vollwertiges IP-Telefon (ohne Outlook-Integration)

Server

  • Microsoft Exchange bleibt unverändert (keine Schema-Erweiterungen o.ä.)

  • Im Active Directory wird die Rufnummer eingetragen

Gateway

  • zur Verbindung mit der vorhandenen Telefonanlage bzw. mit dem öffentlichen Telefonnetz

  • Windows-PC-Hardware mit ISDN-BRI- oder PRI-Schnittstelle (Produkt EICON)

  • Gateway-Software

  • Registrar-Software incl. Absence-Service

Die gesamte Lösung ist sehr übersichtlich aufgebaut und leicht zu administrieren. Erweiterungen und Änderungen kosten sehr wenig Aufwand.

In der Praxis kommt es zumeist zu hybriden Telefonie-Lösungen, wo traditionelle Telefonie mit klassischer TK-Anlage und die beschriebene IP-Telefonie koexistieren. Die Schnittstelle zwischen beiden Welten ist sehr sorgfältig zu durchdenken und zu konfigurieren. Hier treten i.a. die meisten technischen Probleme auf.

Mögliche Einsatz-Szenarien für die IP-Telefonie-Lösung

(Ausgangpunkt ist immer die Tatsache, dass jeder Arbeitsplatz ohnehin mit einem PC ausgestattet ist; bei fehlendem PC kann an diesem Platz ein vollwertiges IP-Telefon bereitgestellt werden)
 

  • Zusätzliche Telefonie-Teilnehmer an einer Lokation ohne Erweiterung der TK-Anlage

  • Vollständige Ablösung einer abgeschriebenen TK-Anlage durch die IP-Telefonie-Lösung

  • Einbindung von Remote-Arbeitsplätzen oder kleinen Außenstellen in das Telefonnetz des Unternehmens/der Einrichtung unter Nutzung der vorhandenen Datenverbindung (VPN-Tunnel) incl. Erweiterung des internen Rufnummern-bereiches auf die externen Arbeitsplätze

  • Verbindung der Telefonnetze von verteilten Lokationen über vorhandene Datenverbindungen; dabei kann eine einheitliche Einwahl-Rufnummer bereitgestellt werden; und jeder Nutzer ist – nach seiner Anmeldung an einem PC – immer unter seiner eigenen Durchwahl erreichbar – egal an welchem Standort er gerade ist

Eine vergleichbare Lösung gibt es von media-streams.com ag auch für die Plattform Lotus Notes. Näheres dazu erfragen Sie bitte bei uns. Weiterhin können Sie bei uns im Hause eine Demo-Umgebung besichtigen.

Weitere Informationen zu e-phone finden Sie unter www.click-and-call.com und www.ephone4notes.com.