New Work – Homeoffice, digitale Kommunikations- und Planungstools für zukunftsorientierte Prozesse.

 

Die gesamte Arbeitswelt ist im Umbruch. Die anhaltende Pandemie fordert jedes Unternehmen heraus, neue Wege zu gehen: Ziel ist es, produktiv und erreichbar zu bleiben und für Mitarbeiter die Voraussetzungen zu schaffen, aus dem Homeoffice effektiv arbeiten zu können. 

Auch die pdv befindet sich in einem kontinuierlichen Prozess, in dem wir die bestehen Arbeitsabläufe immer wieder hinterfragen, ggf. verändern und neue Methoden in unserem Arbeitsalltag verankern. Obwohl Themen wie Homeoffice, agile Methoden und sinnstiftendes Arbeiten bisher schon stetiger Begleiter waren, ist es für alle Mitarbeiter eine zusätzliche Herausforderung, sich an neue Prozesse und Arbeitsmittel zu gewöhnen.

Um der Tatsache, dass Gespräche mit Kunden und Kollegen nur aus der Ferne möglich sind, wieder Nähe zu verleihen, haben wir bereits im vergangenen Jahr Microsoft Teams eingeführt. Durch diese Kollaborationsplattform haben wir für uns eine neue und effiziente Arbeitskultur aufgebaut. 

Projektteams erleben nun eine neue Qualität, Informationen gebündelt abrufen zu können, und haben die Möglichkeit, Sie als Kunden aktiv in die Projektarbeit miteinzubeziehen. Funktionen wie gemeinsame Kommunikationskanäle, Dateiablagen, Videokonferenzen, sowie Chats schaffen trotz physischer Distanz eine neue Nähe. Der Einführungsprozess einer solchen Lösung verläuft nicht immer reibungslos und erfordert auf der menschlichen Ebene viel Fingerspitzengefühl, Verständnis und Geduld. Es geht in erster Linie darum, einen Veränderungsprozess zu begleiten, Akzeptanz zu schaffen und die Mehrwerte für alle Mitarbeiter lebendig werden zu lassen. 

Die Stimmung unserer Mitarbeiter ist uns ebenfalls unglaublich wichtig! Mit dem Wegfall von Routinen wie gemeinsamen Frühstücksrunden, direkten Projektabsprachen, Flurgesprächen und Mittagspausen ist es derzeit schwer in Erfahrung zu bringen, wie es allen geht. Aus diesem Grund haben wir im September zusätzlich ein digitales Stimmungsbarometer mit der Software Company Mood eingeführt. Einmal im Monat werden die Mitarbeiter gebeten, ihre aktuelle Stimmung mitzuteilen und haben die Möglichkeit über Themen zu sprechen, die sie bewegen. Das allgemeine Stimmungsbarometer wird dann in unseren wöchentlichen pdv-Updates veröffentlicht. Die Software ersetzt natürlich nicht den persönlichen Kontakt, verschafft aber einen allgemeinen Überblick und ermutigt auch Kollegen, die vielleicht nicht gern im direkten Gespräch Ihre Meinung sagen, gehört zu werden. 

Das Jahr 2020 stand weiterhin auch im Zeichen der Papiervermeidung. Neben einem neuen, digitalen Prozess zur Eingangsrechnungsprüfung haben wir auch unsere Personalverwaltung digitalisiert und die Personalmanagement Software HRlab eingeführt. Damit sind unsere Mitarbeiter nun in der Lage, online Urlaube zu beantragen, Reisekosten abzurechnen, Krankmeldungen direkt über diese Software vorzunehmen, und ihre Qualifikationen und Kontaktdaten selbst zu pflegen. Zentral haben wir so sämtlich relevante Informationen zu den Mitarbeitern an einem Ort dokumentiert (“Die digitale Personalakte”) und auf Knopfdruck auswertbar gemacht. Die Implementierungsphase verlief reibungslos, ebenso wie die Integration in unsere Arbeitsprozesse. Den Umgang mit HRlab empfinden alle Kollegen als unkompliziert und effektiv. Wir konnten so bereits erfolgreich jede Menge Papier sparen, unsere internen Prozesse beschleunigen und einen weiteren Schritt in Richtung „grünes Büro“ und Digitalisierung gehen.

 

Fazit: Es braucht Mut, Flexibilität, Verständnis und eine große Portion Vertrauen, um neue Wege zu gehen. Das richtige Tempo und besonders die Akzeptanz von neuen Lösungen auf Seiten der Mitarbeiter ist bei der Einführung von New Work Lösungen ein entscheidender Erfolgsfaktor. Alle Mitarbeiter müssen mitgenommen und vom Nutzen der Neuerungen überzeugt werden, um Mehrwerte durch eigene Erfahrung erleben zu können.

Wenn Sie von unseren Erfahrungen auf dem Weg der Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen profitieren wollen, dann kommen Sie gerne direkt auf uns zu!

Ihre Ansprechpartnerin für Arbeitsabläufe und Veränderungsprozesse:                        

Tina Gruhl
Geschäftsführerin
tina.gruhl@pdv-sachsen.net

Ihr Ansprechpartner für Digitalisierung und Cloud-Technologien:

Dipl. Jur. Markus Zakoll
Business Development Consultant
zakoll@pdv-sachsen.net

 

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